Firmy zarówno te małe jak i większe są często zbiorowiskiem osób o bardzo różnych charakterach i umiejętnościach. Osoby te tworzą między sobą coś, co nazwać możemy siatką zależności. Zachwianie pojedynczego wiązania tej struktury doprowadzić może do sporych komplikacji, które w efekcie skutkować będą opóźnieniem w dostawach produktu, pogorszeniem jego jakości czy zwyczajnie będą generować nieporozumienia wśród pracowników, które często narastają budując kolejne problemy. Ważne jest więc aby wszystkie nitki łączące poszczególne osoby lub działy na bieżąco monitorować i w odpowiednim czasie reagować rozładowując narastający problem.
Wiele niekomfortowych sytuacji, które zostają pominięte i które w odpowiednim momencie uderzą wynika często z niedopatrzenia. Nierzadko jest ono wynikiem pewnego rodzaju rutyny pracy przez co staje się niedostrzegalne na pierwszy rzut oka. Warto jest więc rozważyć pomoc osób trzecich, które za pomocą odpowiedniego audytu i świeżego spojrzenia na konkretny obszar pracy pozwolą wytłuścić istotne niezgodności. Komunikacja musi jednak przebiegać płynnie, dlatego oprócz wizji zewnętrznej potrzebna jest również jednostka wdrażająca po stronie firmy. W naszym wypadku jest to Pełnomocnik do spraw systemu zarządzania.
Działania Pełnomocnika to zarówno kontakt z osobą audytującą działalność pod kątem konkretnego zakresu jak i skrupulatne wdrożenie przekazanych wytycznych. Praca ta wymaga umiejętnego poruszania się pomiędzy różnymi środowiskami wchodzącymi w skład firmy, kontroli zachodzących procesów i analizie możliwych rozwiązań mogących polepszyć pracę całego zakładu. Dla lepszego zrozumienia zagadnień przedmiotowego stanowiska poniżej prezentujemy kilka istotnych informacji.
- Kim jest Pełnomocnik ds. Systemu Zarządzania?
To reprezentant firmy w kontakcie między innymi z Audytorami Wiodącymi, uprawnionymi konsultantami, usługodawcami itd.
- Na czym polegają audyty w firmie?
Audyt to przede wszystkim kontrola sposobu prowadzenia pracy zawodowej zgodnie z funkcją stanowiskową w firmie, pod koniec którego przedstawiciel działu prezentuje wyznaczone punkty sprawozdawcze ze swojego obszaru pracy.
- Po co są przeprowadzane audyty wewnętrzne?
Mają na celu poprawę obowiązujących zasad, przepisów, instrukcji, procedur funkcjonujących. Metodą działania jest stopniowe zwiększanie poziomu przedstawianego tematu.
- Na jakie problemy natrafiasz w ciągu wykonywanych prac?
Niekomfortowo czuję się, jeżeli odbiorca stosuje regułę ignorowania, np. polecenia, rozmowy. Bagatelizuje działania do poprawy – tak, to coś czego nie lubię i co generuje mnóstwo problemów.
- Dlaczego komunikacja w grupie jest tak ważna?
Dobry, bezpośredni kontakt w zespole jest ogromnym MOTYWATOREM do wykonywania codziennych zawodowych zadań. Moim zdaniem, właściwa komunikacja ma duży wpływ na: atmosferę pracy w zespole, skuteczną współpracę i dobre wyniki pracy całej grupy.
- Jak twoim zdaniem powinna wyglądać prawidłowa komunikacja?
Aby zmotywować grupę do stosowania zdrowej komunikacji, potrzebny jest wzorzec osoby do naśladowania, zwykle jest to lider (prowadzący spotkanie/rozmowę) czyli osoba najlepiej odnajdująca się w danej funkcji. Tworzy i proponuje pewne normy zachowania i zasady komunikacji – świeci przykładem.
- Jakie błędy w komunikacji zespołowej zdarzają się najczęściej?
Powodów może być naprawdę wiele, ale gdybym miała skupić się na tych najistotniejszych wzięłabym pod uwagę sytuacje, w których: ktoś obraża się podchodząc do sprawy zbyt personalnie. Inną przyczyną może być komunikacja jednostronna nie poparta odpowiedzią zwrotną. Czasami pojawia się sytuacja, w której osoba spotyka się z bezpodstawną krytyką wywołującą w niej silne uczucie stresu i frustracji. Hipotetycznie możemy założyć również bardzo skrajną sytuacje, w której doceniany jest nie profesjonalny stosunek do pracy a względy osobiste. Ostatnią, ale równie ważną kwestią, którą mogłabym wymienić jest zwyczajne niezrozumienie treści rozmowy lub błędna jej interpretacja. - Jak usprawnić komunikację w zespole?
Odpowiedź w tej kwestii może wydać się dosyć banalna (śmiech) ale prawda jest taka, że należy po prostu rozpocząć rozmowę. Dbać o relacje/kontakty międzyludzkie w całym zespole. Aktywnie słuchać współpracowników, nie przerywać odpowiedzi, dopytać, jeśli czegoś nie rozumiemy. W przypadku wątpliwości nie wstydzić się zapytać ponownie i potwierdzić zrozumienie treści konwersacji.
Podsumowując:
Właściwa komunikacja wpływa na uniknięcie wielu nieporozumień oraz podnosi wydajność współpracy. Ważne jest, aby traktować siebie nawzajem z szacunkiem, a w przypadku otrzymania krytyki jeśli popełniamy błędy nie przyjmować jej personalnie (osobiście) tylko przyjąć ją w celach rozwoju swojego obszaru pracy.